Beleid inzake Bescherming van Persoonsgegevens

Met dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens verschaffen wij informatie over het soort persoonsgegevens dat wordt verzameld, verklaren wij voor welke doeleinden en hoe ze worden gebruikt, verduidelijken wij wie wij zijn en welke rechten u heeft. Het doel van dit document bestaat erin informatie te geven zoals bedoeld in art. 13 lid 1 en 2 van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), hierna de AVG genoemd, die van toepassing is vanaf 25 mei 2018.

De informatie die hieronder wordt gegeven is uiterst belangrijk, gelieve ze dan ook heel aandachtig te lezen.

 

Wie is de Beheerder van uw persoonsgegevens?

De Beheerder, d.w.z. de entiteit die beslist hoe uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt, is Albintra NV, Bistwijg 80 – B 2520 Broechem – België, RPR Antwerpen, geregistreerd onder het nummer 405.993.993.02.00.91 en met btw-nummer BE-0405.993.993 (hierna “Wij” genoemd)

U kunt contact met ons opnemen door:

• Een brief te sturen naar: Albintra NV, Bistweg 80 – B 2520 Broechem – België.
• Een e-mail te sturen naar: privacy@albintra.be.

 

Waarvoor en op welke basis gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij tijdens het afsluiten van de overeenkomst en tijdens de looptijd ervan hebben verkregen voor de volgende doeleinden:

1. Doeleinden bereiken op basis van uw toestemming – (rechtsgrond: Art. 6 lid 1a) AVG bv.:

• het gebruik van nieuwsbrieven,
• informatie verstrekken over producten, diensten en lopende promoties,
• evenementen of acties die wij organiseren, bv. via e-mail, nieuwsbrief, telefonisch contact en tekstberichten,

2. Een overeenkomst tussen u en ons afsluiten en uitvoeren – (rechtsgrond: Art. 6 lid 1b) AVG bv.:

• als onderdeel van de aankoop-verkoop, met inbegrip van transacties in de webshop,
• voor het afhandelen van klachten,
• voor het toekennen van garanties,
• voor het vaststellen van prijzen,
• om een aangepaste kwaliteit van de diensten te verzekeren
• om aanvragen te behandelen die u ons heeft gestuurd (bv. via het contactformulier)
• voor het verwerken van de aanvragen en vragen die u naar ons heeft gestuurd in verband met de uitwerking,

 

3. voldoen aan de wettelijke verplichting die op de beheerder rust om de vereisten te respecteren – (rechtsgrond: Art. 6 lid 1c) AVG bv.:

• uw gegevens doorgeven op vraag van de rechtbank of de politie,

 

4. om onze zogenaamde gerechtvaardigde belangen te behartigen – (rechtsgrond: Art. 6 lid 1f) AVG bv.:

• om betaaldiensten aan te bieden,
• om aanvragen en vragen te behandelen die u naar ons heeft gestuurd in het kader van de uitvoering van de overeenkomst,
• bij het invorderen van schuldvorderingen bij gerechtelijke-, arbitrage- en bemiddelingsprocedures,
• bij het opslaan van gegevens voor archiveringsdoeleinden (met inachtneming van de  verplichtingen die voorzien worden in de van kracht zijnde wetten),
• bij het opsporen en voorkomen van misbruiken,
• bij het controleren van de financiële solvabiliteit.

 

Is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verstrekken?

Het verschaffen van persoonsgegevens gebeurt op vrijwillige basis. Wij verzoeken u om de gegevens te verschaffen die nodig zijn om een overeenkomst te kunnen afsluiten en om ze te kunnen uitvoeren in verband met elke transactie. Indien u ons de nodige gegevens echter niet verschaft, dan kunnen wij de overeenkomst met u helaas niet afsluiten en kunnen wij bijgevolg ook niet gaan samenwerken.  Indien de belastingwetgeving ons er bijvoorbeeld toe verplicht om andere noodzakelijke gegevens te verschaffen, dan moeten wij aan die vereiste voldoen om de samenwerking aan te gaan of om ze voort te zetten.  U kunt op vrijwillige basis persoonsgegevens verschaffen voor direct marketing – dat is geen voorwaarde voor het sluiten en het uitvoeren van de overeenkomst.

 

Aan wie kunnen wij uw gegevens doorgeven?

De Onderneming kan uw persoonsgegevens delen met:

1. onze werknemers en partners die de gegevens nodig hebben om onze verplichtingen na te komen;
2. entiteiten die de gegevens verwerken voor onze rekening en bijdragen tot het uitvoeren van onze activiteiten:

1. onze agenten, reclamebureaus en andere entiteiten die ons bijstaan bij de verkoop van onze diensten en bij de organisatie van marketingcampagnes,
2. operatoren van onze ICT-systemen of leveranciers van ICT-toepassingen,
3. onderaannemers die ons helpen bij het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons, bv. bij het afhandelen van de correspondentie of bij het dienstverleningsproces naar de klant toe,
4. entiteiten die instaan voor advies-, audit- en consultingdiensten en voor juridische, fiscale en boekhoudkundige diensten.

 

3. andere gegevensbeheerders die de gegevens verwerken in eigen naam:

1. onze agenten, reclamebureaus en andere entiteiten die met ons samenwerken bij de organisatie van marketingcampagnes of de klantendienst – om zo hun verschuldigde vergoeding te vereffenen,
2. entiteiten die post- of koerierdiensten aanbieden,
3. entiteiten die uitstaande vorderingen aankopen – indien u onze facturen niet betaalt binnen de vastgestelde betalingstermijnen,
4. betaaldienstverleners (banken, betaalinstellingen) – om u terug te betalen om of teneinde de correcte uitvoering van domiciliëringsdiensten te garanderen,
5. entiteiten die met ons samenwerken bij boekhoudkundige, fiscale en juridische zaken – in hoeverre zij gegevensbeheerders worden.

 

4. overheidsinstanties, bv. rechtbanken, Openbare Ministeries en belastingdiensten.

 

Zullen uw gegevens gebruikt worden buiten de Europese Economische Ruimte? (EER)

Wij zijn momenteel niet van plan om uw gegevens door te geven aan landen buiten de EER.

 

Hoe lang mogen wij uw gegevens bijhouden?

Indien wij uw gegevens gebruiken op basis van uw toestemming, dan gebruiken wij die persoonsgegevens totdat u uw toestemming intrekt en afstand doet van de doeleinden die wij op basis van die toestemming hebben bereikt.

Bij transacties inzake de uitvoering van de overeenkomst tijdens de uitvoeringsperiode van de transacties en de periode waarin het mogelijk is om compensaties aan te vragen in verband met de uitvoering van de overeenkomst die werd afgesloten als resultaat van de transactie, kunnen wij uw persoonsgegevens maximaal 3,5 jaar bijhouden vanaf de datum van de transacties of tot de datum van de validatie.

In het kader van de implementatie van de wet, zullen uw persoonsgegevens bijgehouden worden gedurende de wettelijk bepaalde periodes, bv. in overeenstemming met de belastingwetgeving.

Wij zullen uw persoonsgegevens bijhouden zolang wij onderworpen zijn aan de juridische gevolgen van een niet-nagekomen verplichting, bv. een financiële sanctie van overheidsinstanties.

 

Wat is de automatische besluitvorming?

Op basis van uw toestemming kunnen wij uw gegevens gebruiken voor profilering. De besluitvorming zal echter niet automatisch gebeuren en heeft geen rechterlijke gevolgen voor u of een gelijkaardig gevolg voor uw situatie.

De profilering van persoonsgegevens is gebaseerd op de verwerking van uw gegevens (ook automatisch) door ze te gebruiken om bepaalde informatie over u te evalueren en in het bijzonder om uw persoonlijke voorkeuren en interesses te analyseren of te voorspellen.

 

Wat zijn uw rechten?

1. U heeft de volgende rechten in verband met de verwerking van uw gegevens:

• het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens, met inbegrip van het recht op informatie over uw persoonsgegevens en het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te verkrijgen,
• het recht om uw persoonsgegevens te corrigeren indien ze niet correct zijn en het recht om onvolledige gegevens aan te vullen,
• het recht om uw persoonsgegevens te verwijderen,
• het recht om het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken,
• het recht om uw persoonsgegevens door te geven,
• het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – B 1000 Brussel) indien uw persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt,
• het recht om op eender welk moment uw toestemming in te trekken zonder dat u daarvoor een reden moet op geven en zonder de verwerking te beïnvloeden die reeds uitgevoerd werd op basis van uw toestemming voordat zij werd ingetrokken,
• het recht om bezwaar aan te tekenen tegen:

1. het verwerken van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, met inbegrip van de zogenaamde profilering (d.w.z. het bezwaar om u gegevens te verstrekken in verband met onze promoties, aanbiedingen, producten, met inbegrip van diensten, acties en evenementen, met inbegrip van speciale aanbiedingen) en na een dergelijk bezwaar mogen wij uw gegevens niet meer verwerken voor marketingdoeleinden;
2. het verwerken van uw persoonsgegevens voor doelstellingen die voortvloeien uit de zogenaamde gerechtvaardigde belangen die wij behartigen – als gevolg van redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

2. U kunt uw rechten die opgesomd worden onder punt 1 op elk moment uitoefenen door een gepast verzoek in te dienen.
3. U kunt de verzoeken die beschreven staan onder punt 1 indienen bij de functionaris voor de gegevensbescherming in overeenstemming met de verstrekte contactgegevens.
4. Wij zijn ertoe verplicht om u zo snel mogelijk te informeren over de acties die ondernomen worden in verband met de verzoeken die beschreven worden onder punt 1 en in elk geval uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek.  Indien nodig kan de hierboven vermelde termijn met twee maanden verlengd worden wegens de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken.  Wij moeten u hoe dan ook, uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek informeren over de verlenging van de termijn en de redenen daarvoor.
5. Indien wij geen gevolg geven aan uw verzoeken die beschreven worden onder punt 1, dan brengen wij u zo snel mogelijk op de hoogte van onze redenen en dat binnen de maand na ontvangst van uw verzoek,. U beschikt dan over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij het hoofd van het Gegevensbeschermingsbureau en om juridische beschermingsmaatregelen te nemen in het kader van een gerechtelijke procedure.
6. Indien wij bij uw verzoek redelijke twijfels hebben over uw identiteit, dan kunnen wij u om bijkomende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen.
7. Wij zullen de informatie die beschreven staat onder de punten 4-6 hierboven schriftelijk meedelen en op een door ons gekozen manier:

• Via  een aangetekende brief naar het postadres dat u heeft doorgegeven, of
• Via een e-mail naar het mailadres dat u heeft doorgegeven, behalve als:

1. u ons het verzoek elektronisch heeft gestuurd en u op geen enkele andere wijze informatie wenst te ontvangen – dan sturen wij de informatie naar het mailadres dat u ons heeft doorgegeven;
2. u mondelinge informatie wil geven en wij uw identiteit op een andere manier bevestigen – dan geven wij de informatie mondeling.

8. Elke vorm van communicatie of elke actie die wij ondernemen in het kader van uw verzoek beschreven onder punt 1, is gratis. Indien uw verzoeken echter duidelijk ongerechtvaardigd of buitensporig zijn , bv. als u voortdurend verzoeken stuurt, dan kunnen wij:

• kosten aanrekenen met inbegrip van administratieve kosten voor het verstrekken van informatie, communicatie of het nemen van de gevraagde maatregelen, of
• weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.

9. Elke ontvangende partij aan wie wij uw persoonsgegevens hebben verstrekt, zal geïnformeerd worden over een verzoek tot het corrigeren, vervolledigen en verwijderen van uw persoonsgegevens of  tot het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens die wij hebben uitgevoerd als gevolg van het verzoek dat ons werd voorgelegd. Enkel indien het onmogelijk is zullen wij die informatie niet moeten verstrekken (bv. de Onderneming ging in vereffening) of indien het een onevenredig grote inspanning eist (de gegevens werden jaren geleden verstrekt en ondanks de ondernomen pogingen was het onmogelijk om contact op te nemen met de ontvangende partij).
10. Op uw verzoek zullen wij u informeren over de ontvangende partijen aan wie wij de informatie hebben verstrekt in verband met het corrigeren, vervolledigen en verwijderen van uw persoonsgegevens of  het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen u ook informeren over de ontvangende partijen die wij niet op de hoogte hebben kunnen brengen.